Zeitmanagement für Autoren: 10 Tipps

Zeitmanagement für Autoren: 10 Tipps

Johannes Haupt von lesen.net zeigt auf, wie Self-Publisher mithilfe von Zeitmanagement den Überblick über ihre Buchprojekte behalten und stellt außerdem drei effektive Methoden für weniger Stress im (Schreib-)Alltag vor.

Zu wenig Zeit für zu viele Aufgaben, das ist ein Alltagsproblem vieler Autoren. Wo soll man anfangen und wie behält man den Überblick? Antworten auf diese Fragen liefert das Zeitmanagement. Bei diesem Themengebiet geht es darum, mit der eigenen Zeit verantwortlich und planvoll umzugehen. Mit unseren Tipps und Techniken lernst du, mehr zu schaffen und trotzdem weniger Stress zu haben.

Gastbeitrag: Johannes Haupt

10 Tipps für besseres Zeitmanagement

1. Planen: Was ist zu tun?

Bevor du mit der Schreibarbeit – und das beinhaltet neben dem reinen Schreiben auch Tätigkeiten von der Strukturierung bis zu Marketing-Aktivitäten für deine Bücher und eBooks – beginnst, solltest du dir ein paar Minuten zum Planen nehmen. Verschaffe dir einen Überblick darüber, was überhaupt zu tun ist und bis wann es fertig sein muss. Mit dieser einfachen Gewohnheit verhinderst du, dass du blindlings losstürmst und dabei Dinge erledigst, die sich am Ende als überflüssig erweisen, während wichtige Aufgaben liegen bleiben. Gleichzeitig weißt du durch deine Planung immer, was als nächstes zu tun ist. Dadurch reduzierst du die Gefahr, dich aus Unsicherheit ablenken zu lassen.

2. Priorisieren: Was ist wichtig?

Wenn du weißt, was zu tun ist, solltest du dich als nächstes fragen: Was ist gerade besonders wichtig? Stelle eine sinnvolle Reihenfolge für deine Aufgaben zusammen und verzettle dich nicht in unwichtigen Kleinigkeiten. Eine wertvolle Methode zum Priorisieren ist die Eisenhower-Matrix, die wir dir weiter unten noch vorstellen.

3. Nicht ständig erreichbar sein

Wenn du anderen immer erlaubst, dich per Mail, WhatsApp oder Telefon zu stören, kommst du kaum dazu, einen klaren Gedanken zu fassen. Dadurch verschwendest du viel Zeit. Schaffe dir deshalb Zeiten im Tagesablauf, in denen du nicht erreichbar bist und konzentriert arbeiten kannst.

Johannes Haupt

Über den Autor: Johannes Haupt ist Geschäftsführer der 4pub GmbH, die eine Reihe von reichweitenstarken Online-Plattformen im Bereich digitales Lesen und Lernen betreibt. So informiert lesen.net tagesaktuell über aktuell preisreduzierte eBooks und Hörbücher, schreiben.net gibt umfangreiche Tipps und Beispiele etwa für Liebesbriefe und lernen.net liefert Wissenswertes rund ums Fernstudium. Die lesen.net eBook Tipps können BoD-Autoren zu Sonderkonditionen buchen.

4. Ähnliche Aufgaben bündeln

Wenn du schon am Telefon bist, um einen Self-Publishing-Dienstleister zurückzurufen, dann kannst du auch schnell noch eine Problemstellung mit einem Autoren-Kollegen besprechen. Das kostet kaum mehr Aufwand, weil du keine ganz neue Aufgabe beginnen musst. Was dahintersteht: Fasse ähnliche Aufgaben zu einem Block zusammen, sodass du dich nur einmal vorbereiten musst. Das funktioniert zum Beispiel gut bei Mails, Telefonaten oder anderen Routineaufgaben.

5. Abläufe besser strukturieren

Hast du einen festen Ablauf für immer wiederkehrende Aufgaben? Was passiert zum Beispiel mit wichtiger Post, die bei dir eingeht? Erledigst du sie möglichst schnell und heftest sie dann gleich ab? Oder sammelt sie sich erst mal wochenlang in unübersichtlichen Stapeln, bis du gar nicht mehr so richtig weißt, was zu tun ist? Je häufiger du eine Aufgabe beginnen musst, umso weniger effizient gehst du an die Sache heran. Sorge deshalb dafür, dass du bei allen wiederkehrenden Aufgaben genau weißt, was zu tun ist und wie du sie besonders effektiv erledigen kannst.

6. Zeiträuber erkennen und ausschalten

Jeder hat seine persönlichen Zeiträuber: Facebook und Twitter stehen dabei ganz oben auf der Liste, aber auch Schwätzchen mit den Kollegen und viele andere Dinge können solche Zeitdiebe sein. Um diese Ablenkungen auszuschalten, musst du sie erst einmal erkennen. Führe doch mal Buch darüber und notiere dir einen Tag lang immer sofort, wie und wie lange du abgelenkt wurdest. Aus den Erkenntnissen lassen sich oft schon Strategien ableiten, den Zeiträubern zu entkommen.
Die Definition von Zeiträubern ist dabei nicht immer ganz trennscharf, denn Social-Media-Kanäle sind bekanntermaßen ein guter Weg zur direkten Verdrahtung mit dem Leser, zum Aufbau einer Fanbase und letztlich zum Bücher verkaufen. Hier solltest du du auch den vorigen Punkt beachten und deine Zeit in den sozialen Medien ganz bewusst und klar eingegrenzt nutzen (und eben nicht alle 20 Minuten “mal eben” die Timeline durchzuscrollen, um dann hier Geburtsgrüße zu hinterlassen, da einem Link folgen und dort in eine Diskussion einsteigen).

7. Aufgaben reduzieren

Das beste Zeitmanagement nützt nichts, wenn du einfach zu viele Aufgaben erledigen musst. Schaue dir deshalb alle Punkte auf deiner To-Do-Liste mal ganz genau an und frage dich: Muss und will ich das wirklich tun? Manche Aufgaben kannst du vielleicht delegieren (etwa an BoD und angebundene Dienstleiter). Andere sind gar nicht so wichtig, wie sie zunächst aussahen, sodass du sie ganz weglassen kannst. Und wieder andere lassen sich in Zukunft vermeiden, wenn du lernst, zu Zusatzaufgaben „Nein“ zu sagen. Wenn die Zahl der Aufgaben auf diese Weise überschaubarer geworden ist, kannst du sie auch viel leichter organisieren.

8. Monotasking statt Multitasking

Multitasking bedeutet, mehrere Aufgaben zur gleichen Zeit zu erledigen. Lange Zeit galt das als super Methode, um die eigene Effektivität zu steigern. Inzwischen ist längst klar: Die Gefahr, sich dabei zu verzetteln, ist gigantisch. Zudem steigert Multitasking den Stress, was leichter zu Fehlern führt, die dann wiederum Zeit kosten. Schneller und entspannter zum Ziel kommst du mit dem guten alten Monotasking: eine Aufgabe nach der anderen.

9. Große Aufgaben in kleine aufteilen

Du willst ein Buch schreiben, einen neuen Job finden oder ein großes Kundenprojekt angehen? Super! Aber wie genau willst du das anstellen? Solange du die Zwischenschritte nicht kennst, nützt dir deine Planung wenig und du wirst immer wieder Zeit und Energie verschwenden. Teile große Aufgaben deshalb in kleine, überschaubare Einzelaufgaben ein. Für diese kannst du dann ein Datum festsetzen, an dem du sie erledigt haben möchtest, und das auch überprüfen.

10. Aufschieben vermeiden

Aufgaben auf der „langen Bank“ fressen viel Energie und Zeit: Sie lauern ständig im Hintergrund, weil du ja weißt, dass du sie irgendwann noch erledigen musst. Dadurch bist du nicht mit voller Kraft bei deinen anderen Aufgaben und wirst umso leichter ein Opfer deiner persönlichen Zeitdiebe. Unser Tipp: Erledige jeden Tag eine unangenehme Aufgabe gleich zu Beginn des Arbeitstages. Dann hast du sofort das gute Gefühl, etwas geschafft zu haben, und schiebst wichtige Aufgaben nicht mehr so lange auf.

3 Methoden für weniger Stress im Schreib-Alltag

1. Die Pomodoro-Technik

Die Pomodoro-Technik – bekannt etwa aus dem Bereich Sprachen lernen – eignet sich vor allem dann, wenn du dich bei einer Aufgabe sehr konzentrieren und längere Zeit dranbleiben musst. Mit einem Kurzzeitwecker teilst du dir deine Arbeitszeit in genau definierte Abschnitte ein. Nachdem du deine Aufgabe formuliert hast (am besten schriftlich), stellst du den Kurzzeitwecker auf 25 Minuten ein. In dieser Zeit lässt du keinerlei Ablenkung zu und konzentrierst dich voll auf deine Aufgabe. Dann gibt es fünf Minuten Pause. Stehe in dieser Zeit am besten auf und bewege dich kurz, um den Kopf freizubekommen. Dann geht es mit der nächsten 25-Minuten-Einheit weiter. Nach jeweils vier Durchgängen machst du eine längere Pause von 15 bis 20 Minuten.

2. die Eisenhower-Matrix

Die Eisenhower-Matrix ist eine Methode zum Priorisieren. Die Matrix zeigt vier Felder, in die du deine Aufgaben einsortieren kannst:

 

  1. wichtig und dringend
  2. wichtig, aber nicht dringend
  3. dringend, aber nicht wichtig
  4. nicht wichtig und nicht dringend

 

„Dringend“ sind alle Aufgaben, die ein Abgabedatum haben und bis zu einem bestimmten Termin erledigt sein müssen. Auch Probleme und Konflikte müssen dringend gelöst werden. „Wichtig“ sind Aufgaben dann, wenn sie dein Schreib-Projekt – oder sogar deine gesamte Schriftstellerlaufbahn – wesentlich vorwärtsbringen.

Die Aufgaben aus Feld 1 (wichtig und dringend) sollten ganz oben auf deiner To-do-Liste stehen. Sie müssen mit hoher Priorität erledigt werden.

Die Aufgaben aus Feld 2 (wichtig, aber nicht dringend) musst du zwar nicht gleich erledigen, aber du solltest sie schon jetzt planen. Wann gehst du sie an? Widmest du diesen Aufgaben zu wenig Aufmerksamkeit, werden sie immer weiter nach hinten geschoben, und das schadet dir und deinen Zielen.

Die Aufgaben aus Feld 3 (dringend, aber nicht wichtig) nehmen viel Zeit in Anspruch, ohne allzu viel Mehrwert zu liefern. Hierzu gehören viele Anrufe, Emails, Konferenzen und andere tägliche Aufgaben. Diese Aufgaben machen sich wichtig und drängen sich in den Vordergrund, obwohl sie dich eigentlich nicht viel weiterbringen. Versuche, sie so weit wie möglich an andere zu delegieren. Ist das nicht möglich, achte zumindest darauf, ihnen so wenig Zeit wie möglich zu widmen.

Die Aufgaben aus Feld 4 (nicht dringend und nicht wichtig) kannst du getrost streichen und einfach gar nicht erledigen. Warum auch, wenn sie weder Fristen haben noch dich weiterbringen?

3. Die To-Do- und die Not-To-Do-Liste

To-Do-Listen gehören zum wichtigsten Werkzeug im Zeitmanagement. Hier sammelst du deine Aufgaben und behältst einen Überblick darüber, was noch zu tun ist und was du schon geschafft hast.

Die Not-To-Do-Liste nimmt den umgekehrten Ansatz. Hier sammelst du, was du alles vermeiden solltest, zum Beispiel: „Ständig aufs Smartphone schauen“, „Mich unnötig aufregen“ oder „Die Pausen am Schreibtisch verbringen“. So richtest du deine Aufmerksamkeit noch einmal darauf, deine persönlichen Zeiträuber und schlechten Gewohnheiten zu erkennen. Und: Du kannst auch diese Aufgaben am Ende des Tages durchstreichen oder abhaken. Damit belohnst du dich für etwas, das du NICHT getan hast. Ein gutes Gefühl, oder?

Kommentar schreiben

Ihre E-Mail-Adresse wird nicht veröffentlicht.

Sie können folgende HTML-Tags benutzen: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>